(自称)アクティブ系プログラマの日々

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zoom RSS オンライン(Web)会議の勘所

<<   作成日時 : 2016/12/18 14:36   >>

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Web会議システムを使ったワークショップの準備のため、Web会議システムを使ってミーティングを行うことも増えてきました。

参加してみて感じる事は...
「Web会議システムを使いこなせていない」
「そもそも会議の仕方が分かっていない」
「だらだらやっているだけ、集まる事が目的になっているに見える」
というミーティングも少なくありません。

Web会議だからというだけでなく、実際のミーティングでも気をつけたいポイントについて、いくつか列挙しようと思います。

「1.事前準備をしっかり行う」
会議の事前準備していますか?
Web会議に限らず、普通の会議でも事前の準備は必要です。
「会議の目的は何なのか?何について話し合いたいのか?」
「会議の終わりには何が決まっていなければならないのか?」
「会議で話し合う際、判断の材料となる情報は揃っているのか?」
「判断を行うための情報を持っているメンバーは会議に参加できるのか?」
挙げればキリがないですが、集まる事が目的ではなく、集まって物事を決める事が目的であるので、必要な情報を集めておき、会議における論点は何であるのかをしっかりまとめておく必要があります。
私の場合、NPO活動でのミーティングを行う際には、Google Docのサービスを活用し、「何について話し合いたいのか?」「その背景はどんなものか?」「情報の共有なのか?承認を得たいのか?情報が欲しいのか?」「誰が提案している議案なのか?」「議論にどれぐらいの時間を使いたいのか?」といった項目をまとめ、2-3日前には会議参加者に配布しておきます。
GoogleDocの良いところは、複数の参加者が同じドキュメントにアクセスし、書き込みが行える為、ミーティングの進捗や新たな情報が出てきた時には、すぐに書き込め、情報の共有が容易な為、その後の議事録作成も楽になります。

「2.議論の見える化をする」
普通の会議、話し合いにおいても、議論の見える化が行われていない為、各人の頭の中での情報にずれが発生します。
結果として「議論が膠着状態となる」あるいは「間違った認識のまま話が進んでしまう」という恐れもあるでしょう。
こう言った事態を防ぐためにも、事前資料作成に時間を使い、かつ決まった事をドキュメントに書き込んで行く事でスピーディに議事録を作成し、情報を共有する事ができます。
Web会議システムでは、通信環境により、音が聞き取りづらいという事も発生します。
こんな時には作成される共有ドキュメントでの閲覧が力を発揮すると考えてきます。
また、複数台のカメラを備えたPCや、外付けのWebカメラが接続できれば、ホワイトボード等を写しながら進めるという方法も考えられます。ただし、画像の解像度が低い場合には、一定の間隔でホワイトボードの写真を撮影し、メンバーに配布するほうがいいのかもしれません。

「3.カメラ画像を活用する」
Web会議システムが出始めの頃は、画像を写しながら会議をする事は、ソフトウェアや回線の品質の問題からなかなか難しい事でした。回線の品質を担保するため、動画はOFFとしてミーティングを行っていました。
しかし、ソフトウェアの改良、通信バックグラウンドの改善により、ビデオを写しながらでも会議を進める事が容易になってきました。
特にZoomでは音声の品質はもちろんのこと、ビデオの画像も安定しているためこのような進め方が可能になってきました。
「部屋の様子が映ると困ると」か女性だと「この時間はすっぴんだからやだなぁ」ということもあると思います。
しかし、声を出さなくても、「○×を書いた紙を用意しておいて、賛成・反対の意思表示を行う」「話をしたい時には手をあげる」「紙がなくとも、ハンドサインである程度の意思疎通ができる」「表情や動き(うなづき)等から参加者の理解度が把握できる」等、メリットも多いため極力カメラをONにして参加してもらうようにしています。
逆に、通勤中のスマートフォン等からの参加で、発言ができないような場合には、あえてカメラを切ってもらうという事もしています。

「4.Web会議における音声の特性を把握しておく」
Web会議において、一番の情報源は音声です。
この音声の品質をどうコントロールするかが会議進捗の鍵をにぎると言っても過言ではありません。
まずはWeb会議と、普通の会議での音声の違いを把握する必要があります。

「4-1.トランシーバー型の通話に慣れておく」
通常の会議、あるいは電話での通話の場合、参加者は同時に発話する事ができます。
一方、Web会議システムの多くは、誰かが発言している時には他の人が発言する事は、(できる場合もありますが)基本的には困難です。
よって、トランシーバーでの通信のように、誰かが発言している時には発言しても他の人には音声が届きません。
この為、人数が多いミーティングでは、誰が話すのかをしっかりコントロールし会議を進行する事が必要になります。
進行としては以下のような感じでしょうか。

Aさん「ではBさん発言をお願いします。」
Bさん「私は〇〇だと思います。」
Aさん「ではCさんどうお考えですか?」

先に書いた通り、発言する人、発言したい人を確認する為、Webカメラで参加者の顔を映し出す事が有効になってきます。
通常の会議と違い、発話するための時間がやや限られますので、言いたいことを簡潔に話し切ることが、参加者のスキルとして求められます。

「4-2.周りの環境に注意する。雑音を極力減らす」
パソコンのマイクにとっては、利用者の音声も、周辺の雑音も通話の音声も区別する事はできません。
音声が重要な鍵を握るWeb会議においては、雑音が入ることは他の参加者のストレスになります。
極力静かな環境で参加するよう心がけます。

ノイズキャンセリング機能を備えた音声システムもありますが、必ずしもすべてのパソコンやスマートフォンにそういった機能が付いているわけではありません。
イヤフォンマイクの使いこなしによって対処する必要があります。マイクの位置が悪く、衣類とこすれて音が入る事もあるので注意したいところです。

私は、無線のヘッドセットを利用しています。

やや高価ではありますが、ノイズキャンセル機能も付いており、PCから少しの距離なら離れても通話可能なため、便利に使っています。
なおBluetoothでの接続も可能ですが、MacのBluetoothとは相性が悪いのか、音声品質が低下するためUSBの通信モジュールを利用しています。

有線タイプであってもノイズキャンセリング機能搭載のヘッドセットは2-3000円で購入できますので、頻繁にWeb会議をおこなうなら1つ持っておいてもいいかもしれません。


特にノートPCを使用する場合、キーボードの打鍵音を本体マイクが拾い、他の参加者の迷惑になる事もありますので、キーボードを使用する場合には、ヘッドセットの使用が絶対だと考えます。

また不要な雑音が入らない様、発言しない時間帯には、マイクをミュート(消音)状態にしておくという方法も有効です。
ショートカットキーが割り当てられている場合もありますので、あらかじめ把握しておきましょう。

「5.開催時間を検討する」
Web会議システムの良いところは「自宅にいながら、他の人とのミーティングが可能である」という事です。
会議のために集まる必要がないため、普通の会議よりも手軽に開催する事ができます。
しかし、「会社から帰って開催だから21時スタートでいいよね」というパターンが増えています。
結果23時までミーティングを行う。2時間でも話し合いが終わらず日付が変わる直前まで話し合いをしてしまい、翌日の仕事に響くという人が増えているようです。
あまり遅い時間にミーティングを行っても、頭は回りませんし、翌日の仕事等に差しつかえるのでは何のためのWeb会議なのかよくわかりません。
Web会議であっても通常のミーティングと同じ時間帯に設定し、ダラダラとやらない事が重要と考えます。

また、海外の人とミーティングを行う場合には時差を考慮し、互いに無理のない時間帯に開催したいところです。

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