(自称)アクティブ系プログラマの日々

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zoom RSS オンラインワークショップ OSTをハイブリッドスタイルで開催してみた

<<   作成日時 : 2017/02/20 22:59   >>

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私が所属する日本ファシリテーション協会(通称FAJ)の全国スタッフ会議が沖縄で開催されました。
日本全国から、FAJのスタッフが沖縄に集まった訳ですが、さすがに全員が参加できるわけでは無く、全国どこからでも参加できるようにと、スタッフ会議2日目のプログラムに、オンラインでも参加できるワークショッププログラムを組み込んでみました。

ワークショッププログラムには、ホールシステムアプローチの一つ「OST」(オープン・スペース・テクノロジー)を採用しました。

【OSTとは何か?】
OSTの詳細はこちらを参照してください。
http://www.humanvalue.co.jp/hv2/our_theory/ost/ost.html

ホールシステムアプローチの代表的な手法である「ワールド・カフェ」は、1つの問いに対して、同じテーブルについた数名で対話を進めるワークショッププログラムです。
Zoomの「Breakout room」という機能を使用すると、比較的簡単にプログラムを進める事が可能です。

一方、OSTは参加者の中から湧いて来た「テーマ」を用い、それについて対話をしたい人で集まって、対話を進めるというスタイルです。テーマによっては多くの人が集まるテーマもあれば、少ないテーマも発生します。
これだけなら、Zoomの機能を用い、1つのオンライン会議室があれば開催可能な気もします。

しかしOSTにおいては、対話のグループを自由に変える事ができます。他のテーマに移りたいと思えば移っても良いし、皆が止めてもいいと思えば、止める事もできます。
さらには、「蝶」と「蜂」という役割があり、オンライン会議システムを使ってこのワークショップを行う場合には、非常に複雑なコントロールを必要とします。

特に今回は、沖縄という「リアル会場」と、全国から参加する「オンライン参加者」を結びつける必要があり、どうやったら実現できるか考え、以下のような方法で実現しました。

【ハイブリッドOST開催の手順】
今回のプログラムの大枠は以下のような流れとしました。

1.イントロダクション(ワークショップの目的や進め方の確認を行う)
2.テーマ出し(OSTのテーマを皆で考えます。「リアル会場」だけでなく「オンライン」からも可としましたが、今回はリアル会場でのテーマが多く採用されました)
3.参加者のテーマ選択と場所の決定
4.対話場所への移動
5.対話
6.成果物を持ち寄っての提示と発表

という流れでプログラムを進めました。

【会場の設定】
各グループにはパソコンを1台づつ配布し、オンラインの参加者を対話に入れてくれるよう準備をしました。
オンライン参加者が自由にプログラムを移動できるよう、各グループのパソコンは、それぞれ異なるZoom会議室に接続します。これによりオンライン参加者でも「蝶」や「蜂」として動けるような工夫をしました。

通常のOSTであれば、広い部屋に数テーマのグループが入って開催する事も可能ですが、今回はオンライン参加者もいるため、音声の回り込みによる「ハウリング」の可能性も懸念されます。
今回は、研修所をほぼ1フロア貸切とし、グループ毎に部屋に分かれる事ができた為、安心して実施する事ができました。
ひょっとすると、zoomの会議室が別々なので理屈上は起きない気もしますが、ネットワークを経由する遅延によってハウリングが発生する恐れもあったので、物理的にも別々の部屋で対話を行なってもらいました。

加えて、「メインルーム」と呼ばれるZoomの会議室を設置し
「どこのテーマに入るか迷っている人」「プログラム開始までに参加できない人」「蝶の役割をやりたい人」の為、常時気軽に入れる部屋として利用しました。
また、この部屋はオンライン参加者が集まる必要がある時間帯(すなわち5の対話以外)には、この部屋に集まってもらう事としました。

【苦労した点】
今回、リアル会場の参加者は40名程、オンライン参加者は10名程の参加者でした。
施設のネットワーク速度の心配という事
郊外のため、スマートフォンによるテザリングだとスピードが厳しいかもしれない
というネットワークのバックボーンに対する心配から、リアル会場で使用する対話用PCは3台としました。

この為、プログラムの中では
「3.参加者のテーマ選択と場所の決定」と「4.対話場所への移動」が最も大変な作業となりました。

この2つを行うための手順は以下の通りです
I.出て来たテーマをテキストに書き起こす
II.オンライン参加者全員から参加したいテーマを聞く
III.各テーマの希望人数を集計する
IV.参加者上位3テーマを、パソコンのある部屋に割り付ける
V.リアル会場参加者は、その部屋に移動してもらう
という手順でようやく対話が始められます。

当初、「テーマが記載された掲示板をカメラで写す事で、オンライン参加者にテーマを選択してもらう」という方法を考えましたが、カメラの解像度や、オンライン参加者の環境によっては文字が読めないとう事態も想定し、テキストを打ち込むこととしました。

Zoomのホワイトボード機能を用い、複数人でテーマを書き込んで対応しようとしましたが、操作に慣れていないということもあり、かなり苦戦しました。
この辺りは今後の改善ポイントになりそうです。

【よかったこと】
当初、「リアル会場」と「オンライン会場」が混ざって対話を進める事について、上手く行かないのではないかという懸念がありました。
特に「同一のテーマに3人以上のオンライン参加者がいた場合には、オンライン参加者の発言を聞くためにリアル会場の参加者がやりづらい、あるいは発言が制限されるのでは」という懸念を抱いていました。

しかし、私がウォッチしていた部屋では、良い対話が行われていたと思います。

その理由として
1.スタッフ会議開催まで、実行委員メンバーはZoomでのミーティングを重ねており、自然とオンラインミーティングに対するリテラシーが身についていたと考えられる。
2.リアル参加者は、前日にもOSTプログラムを実施しており、そこでの満足感があった
3.OSTという手法により、当事者同士が興味あるテーマに集まっているので、より深い話ができた
という可能性が考えられます。

今後の改善点は多くありそうですが、ひとまず報告その1として記録しておきます。

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