(自称)アクティブ系プログラマの日々

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zoom RSS Web会議システムを使ってオンラインワークショップを開催する(ワークショップ会場接続編)

<<   作成日時 : 2017/01/04 11:39   >>

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Web会議システムは、単に個人同士をつなぐミーティングだけでなく、使い方によっては数名あるいは2-30人程度のワークショップ会場をつなぐことも可能です。
これにより、地方に在住していても都市部で開催されて居るワークショップに参加する、同様のワークショップを開催することが可能となりました。

昨年は、東京と沖縄の会場同時のワークショップを開催しましたが、今後このような形でワークショップが開催される(あるいは準備する必要が出てきている)ので、その準備に関するプロセスを記載しておこうと思います。
2016年8月に開催したオンラインでのワークショップについてはこちら
http://kazuyukik.at.webry.info/201608/article_4.html


「1.準備期間」
まずは、準備期間です。
半日(4-5時間)のワークショップを設計する場合、(それだけを専門にやっている講師は別として)1ヶ月程度の準備期間が必要かと思います。単なる講演会であればもう少し短い期間でも問題ないと思います。
あるいは、すでにワークショップのフレームワークが出来ている、実績があるワークショップをそのまま実施するなら、短い期間でも問題ないと考えます。

オンラインでワークショップを行うなら、この準備期間に加えてさらに1ヶ月程度の準備期間を想定したいところです。
すなわち「専門職(人材開発担当者やワークショップデザイナ)でない人が、自身の本業と平行しつつオンラインでワークショップを設計するなら、2ヶ月程度は準備期間を想定すべき」というのが私の持論です。

オンラインワークショップ開催までの準備を以下に

「2.準備時必要な一次情報」
2ヶ月前の時点ですべてが決まって居る必要はありませんが、少なくとも1ヶ月前にほぼ確定しておいてほしい内容としては以下項目が挙げられます。
I.ワークショップ会場
II.ワークショッププログラムのシナリオ
III.ワークショップの開催日時
IV.おおよその参加人数
が必要な情報です。

「3.事前準備 会場編」
ワークショップの開催時準備時、ワークショップ会場の下見を行うことはあまり多くないかもしれません。
しかし、オンラインでワークショップを開催する場合、会場の下見は絶対に必要です。
会場の下見、事前調査を行わず、開催できなかった、あるいは通信がうまく行かず、途中で参加者が退席したというワークショップの事例を聞いたことがあります。
こんなことにならないよう、事前の確認はしっかり行いたいところです。

当たり前のことですが、「ワークショップの配信側会場(以下メイン会場)」と「ワークショップの受信側会場(以下、サテライト会場)」で同じチェックをする必要があります。

「3-1.通信環境のチェック」
会場のネットワーク設備が使える場合
利用するWeb会議ソフトが利用可能か否か?
通信時間に制限はないか?
音声・画像の品質に問題はないか?
といった項目がチェックポイントとなるでしょう。

もちろん、ネットワーク設備の無い会場も多くあります。
そのような場合には、ポケットWifiやスマートフォンを用いたテザリングによって通信を行う必要があります。
この場合は会場内の電波強度は十分か?
電源の確保できる場所にそれら機器を置くことができるか?
といった項目がチェックポイントとなります。

なかなか難しいかもしれませんが、理想的には、「メイン会場」と「サテライト会場」で同時にチェックを行い、Web会議システムが繋がるかをチェックするのが理想です。

「3-2.会場機材のチェック」
ワークショップには複数の参加者が普通だと思います。
こうなると、他会場の様子や、資料用を映す為プロジェクターを使いたくなります。
この場合、
会場で使用できるプロジェクターは何台あるのか?
またその接続方法はどのような接続が可能なのか?
事前に確認しておく必要があります。

人数が多い場合には、会場のPA設備を使うことも想定されます。
会場の大きさ、参加人数、講師の声の大きさ等によって一概に言い切れませんが、会場の設備を使わなければ、対応できない場合も想定されます。
このような場合には、PA設備は使用可能なのか?
その為には、どのような接続ケーブルが必要なのか?
を事前に確認して置く必要があります。

最後に、会場のレイアウト(予定)を検討し、
参加者がどのように座るのか?
スクリーンとプロジェクターは何処に置くのか?
講師・演者はどのような配置で座るのか?
その場合の機器配置はどのようになり、会場のケーブル、あるいは手持ちのケーブルで対応可能なのか?
等検討しておく必要があります。

足りないものがあれば、あらかじめ調達するか、レイアウト変更で対応する必要があります。
こういった準備を考慮すると、会場の下見は1ヶ月ぐらい前には行っておきたいところです。

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