(自称)アクティブ系プログラマの日々

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zoom RSS 「リモートワークジャーニー」さんのオンラインワークショップ開催を手伝ってきました。

<<   作成日時 : 2016/11/27 20:20   >>

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普段は、日本ファシリテーション協会(以下 FAJ)関連のオンラインワークショップ開催のお手伝いをする事が多いのですが、別の団体である「リモートワークジャーニー」さんのオンラインワークショップ(リモートワークショップ)開催のお手伝いをしてきました。

他団体とのコラボは初体験でしたので、今後のオンラインワークショップ開催のための参考とするため、準備などのメモを残しておきます。

リモートワークジャーニーの担当者から打診があったのは40日前、他のメンバーとの関係性もわからない状況だった事もあり、場合によってはお断りする事も考えていましたが、挑戦する事にしました。

今回のワークショップ形式は以下のとおり
1.東京と釧路にワークショップ会場を設定し、各会場は20人づつぐらい参加する。
2.完全オンラインの参加者はいない
3.Zoomを使用する
4.インスピレーショントーク(講演)は東京会場、および釧路会場からそれぞれ発信する
というもの。

8月に開催したFAJのワークショップにおける知見が使えそうだったので、準備期間は短かったのですがなんとか実現にこぎつける事ができました。

【事前準備】
私からお願いしたのは、
会場におけるチェックポイントのチェック
ワークショッププログラムの雛形提出
をお願いしました。
参加者・スタッフ一同が同じ会場に入るワークショップであれば、プログラムは大まかなものでも問題ありませんが、オンラインワークショップでは、互いにその進捗が正確に把握できない中で、うまく進行を合わせる必要があり、緻密なプログラム設計が鍵を握ります。

1ヶ月前というやや早いタイミングでワークショッププログラムのシナリオを作成していただき、オンラインで開催可能となるよう、私の方でプログラム調整を行いました。
合わせて、会場でのチェックポイントを指示し、会場のチェックをおこなっていただきました。

この時点で、イベント1ヶ月前

ミーティングは対面で行う必要性を感じなかった為、Zoomを使ってオンラインミーティングで行いました。
土曜の朝 9時からという集まりにくい時間でしたが、オンラインミーティングであれば集合する手間も簡略化できるのが強みです。メンバーの一人は、その後別のイベントに参加することもできました。

Zoomを使うことには、単にミーティングを行うだけでなく、当日のワークショップでの流れを確認する「リハーサル」の意味合いもありました。オンラインでは、プログラムの出来もさることながら、画面転換や音声切り替えのスムーズさも、ワークショップの質に影響します。

当初2時間のミーティングを想定していましたが、あらかじめ資料をしっかり揃えておいたおかげで、1時間半でミーティングは終了。その後30分は雑談モードで過ごす事ができました。
オンラインミーティングでの事前準備は、普通の会議以上に重要な作業で、ここをサボると何時間あっても時間が足りません。

2日後、会場から必要な情報を写真を添えて送ってもらいました。ある程度の情報はつかめましたが、詳細は現地で出たとこ勝負となりました。

【そして事件は起きてしまう...】
どんなに万全に準備をしても、アクシデントというものは発生してしまう様で...
なんとイベント当日に私の家族の用事が発生してしまいます。
イベント開催時間には現地に居られない事が判明しました。この時点でイベント1週間前。

ひとまず現地入りを1時間早めてもらい、機器をセットアップし、使用方法と簡単なトラブル対処方法をレクチャーして私は家族の用事の為一旦離席、イベント終了時に戻る事にしました。

【当日会場のセットアップ】
メイン会場においては、2台のPCを使用しました。
お借りしたWindowsノートPCはカメラ+Powerpoint用のPCとして使用。
画像

演者が「スライドは自分のペースでめくりたい」というので、たまたま会場内にあったUSBタイプのコントローラを使用。

音声用のPCにはMacbookを使用。サポート来てくださったメンバーが私と同じMacbookをご利用という事で、USB typeCハブの差し替えでシステム移行が可能でした。
画像


会場のPA機器がちょっと特殊で、今回もその動きを把握するのに2時間程度を要しましたが、なんとかクリア。

今回の使用機器は今回も「Mackie Onyx Black Jack」


これにマイク2本を接続
1本は、Amazonで激安(1500円)だったマイク

もう1本は、会場のマイクを使う事にしました。

会場のPA機器の接続は3.5mmのステレオピンプラグだったので、こちらのコネクタでフォーンサイズに変更しミキサーと接続しました。


後は微調整を行い、東京会場のマイク音声は会場内のPA装置からと、釧路の会場に配信できる様に、また釧路会場の音声は、ZoomからPCを通して、会場内のPA機器にて出力できる様調整しました。

念のため、BOSEのPCスピーカーも持って行きましたが、こちらの出番はなかった様です。



【ワークショップの進行について】
ワークショップには全く参加できませんでしたが、想定外の事態は起きてしまった様です。
発生したトラブルとしては...
PowerPointがうまく映らなかった(厳密には、リモート配信先では問題なく表示されていたが、演者がいた会場ではうまく映らなかった)
音声が小さく聞き取りづらかった→別会場にて、用意する予定の機器が用意されていなかった。
ワールドカフェが盛り上がってしまい、最後までプログラムが実施できなかった(途中の音声トラブルも時間押しの原因だったと考えられます。)

私はスマホでワークショップのZoomに入り、状況を確認する事で、対応案を発信したりもしてみましたが、会場にいるほどはタイムリーに対応できませんでした。
とはいえリモートでもワークショップ開催支援が可能となる可能性も感じられました。

色々と不備はあったものの、自身の知見は増え、ワークショップ参加者にもそれなりに満足していただけた様なので、成功と言って良いのでは?と感じました。

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